Em qualquer empresa ou organização, é vital ter algum tipo de sistema para rastrear solicitações de manutenção ou ordens de trabalho. Isso não só ajuda a manter as coisas organizadas, mas também pode ser uma ferramenta valiosa para garantir que nada caia pelas rachaduras. Nesta postagem do blog, mostraremos como criar uma ordem de serviço ou lista de verificação de manutenção.
#Determine o que precisa ser feito
Antes de criar uma ordem de serviço ou uma lista de verificação, primeiro você precisa saber o que precisa ser feito. Isso significa fazer um balanço do que precisa ser reparado, limpo ou mantido de outra forma. Inspecione a área em questão e anote cada problema, não importa quão pequeno seja.
Depois de ter uma boa ideia do que precisa ser feito, você pode começar a montar sua ordem de serviço ou lista de verificação. Para uma ordem de serviço, inclua o máximo de detalhes possível para que quem a receba saiba exatamente o que precisa ser feito. Para obter uma lista de verificação, basta listar cada tarefa que precisa ser concluída. Certifique-se de incluir todos os detalhes pertinentes, como medições ou prazos.
A próxima etapa é atribuir a ordem de serviço ou a lista de verificação a alguém que seja capaz de concluir as tarefas em questão. Para um grande trabalho, pode ser necessário contratar ajuda externa. Em outros casos, você pode simplesmente precisar encaminhar as informações para outro departamento da sua empresa. De qualquer forma, certifique-se de que as pessoas responsáveis por concluir a tarefa tenham todas as informações de que precisam antes de começar.
#Crie um cronograma
Isso ajudará a manter todos no caminho certo e garantir que nada seja esquecido. Você pode usar um quadro branco ou uma ferramenta on-line como o SGMAN para criar esse cronograma.
Divida projetos maiores em tarefas menores que podem ser concluídas em um dia. Quando cada tarefa for concluída, retire-a da lista. Isso o ajudará a ver o progresso que está sendo feito e a manter os trabalhadores responsáveis.
Certifique-se de priorizar as tarefas urgentes para que elas sejam concluídas o mais rápido possível. Você também pode delegar tarefas a diferentes trabalhadores com base em suas habilidades ou disponibilidade.
As listas de verificação são uma parte importante de qualquer sistema de gerenciamento de manutenção. Ao criá-los para cada tarefa, você pode garantir que nada seja esquecido e que todas as etapas sejam seguidas corretamente.
Tudo isso o SGMAN faz automaticamente, gerando ordens de serviço com base em medições ou períodos e selecionando automaticamente o executante que atende a região e especialidade específica desta ordem.
#Acompanhe e verifique o progresso regularmente
As inspeções são importantes para ter uma noção real da integridade e do desempenho do equipamento, você precisa acompanhar o progresso regularmente. Isso significa configurar ordens de serviço e listas de verificação de manutenção para sua equipe.
As ordens de serviço funcionam como um manual de instruções para seus funcionários, informando exatamente o que precisa ser feito para manter o equipamento. As listas de verificação de manutenção ajudam você a acompanhar o que foi feito e a identificar possíveis problemas.
Tanto as ordens de serviço quanto as listas de verificação são cruciais para o gerenciamento eficaz da manutenção. Ao usá-los, você pode garantir que seu equipamento seja mantido adequadamente e que quaisquer problemas sejam detectados logo no início.
#Faça ajustes conforme necessário
Para garantir que sua empresa esteja operando da forma mais eficiente possível. Lembre-se de que o gerenciamento eficaz de ordens de serviço e listas de verificação (CheckLists) pode ser a chave para o sucesso de qualquer organização, não importa seu tamanho.
A seguir estão algumas dicas sobre como criar uma ordem de serviço eficaz ou uma lista de verificação de manutenção:
- Defina o que precisa ser feito – Seja específico em suas instruções e inclua todos os detalhes relevantes, como números de modelo, tamanhos, etc.
- Atribua quem é o responsável – Identifique claramente quem concluirá a tarefa e quando ela precisará ser concluída até.
- Defina um prazo – Isso ajudará a garantir que a tarefa tenha prioridade e seja concluída em tempo hábil.
- Inclua documentação de apoio – Se houver desenhos ou outros documentos que ajudem a pessoa a concluir a tarefa, verifique se eles estão facilmente acessíveis.
- Adicionar notas ou comentários – Use esta seção para fornecer informações adicionais que podem ser úteis para concluir a tarefa.
#Considere utilizar um software de manutenção CMMS
Para automatizar e acompanhar suas ordens de trabalho e listas de verificação. Com o CMMS SGMAN, você pode padronizar seus processos, se manter organizado e se comunicar melhor com sua equipe.
Este processo de gerenciamento de planos, checklists e ordens de serviço pode ficar muito complexo conforme a quantidade de equipamentos aumenta e provavelmente uma planilha não irá mais dar conta. Neste ponto, um CMMS (Software de Gestão da Manutenção) como o SGMAN irá automatizar muitos dos processos e melhorar a confiabilidade da manutenção assim como permitir que todos tenham acesso as informações por meio de aplicativos ou direto por um site.
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