Quando a planilha funciona bem
A planilha é uma boa ferramenta para começar. Se você tem poucos equipamentos, uma única pessoa responsável e quase nenhuma preventiva programada, ela dá conta: lista os ativos, registra o que foi feito e não custa nada.
Ela também é ótima para organizar a casa antes de migrar. Um cadastro de ativos limpo em Excel é exatamente o que você vai importar para um software depois.
7 sinais de que a planilha não dá mais conta
- Preventivas atrasam ou são esquecidas porque dependem de alguém olhar a data.
- Existem várias versões do mesmo arquivo — e ninguém sabe qual é a certa.
- O técnico anota no papel e alguém digita depois (ou não digita).
- Você não consegue responder rápido quantas vezes uma máquina quebrou no ano.
- MTBF e MTTR levam dias para calcular, ou nem são calculados.
- Falta peça na hora do reparo porque o estoque não conversa com a manutenção.
- Auditoria vira correria para achar evidências de inspeções.
Se você se identificou com três ou mais itens, a planilha já está custando mais do que parece.
O custo escondido da planilha
A planilha não tem custo de licença, mas tem custo operacional. Horas do planejador consolidando dados, horas do técnico preenchendo papel, paradas que poderiam ter sido evitadas por uma preventiva esquecida, peças compradas com urgência e frete expresso.
Basta uma parada não planejada de algumas horas em um equipamento crítico para pagar meses de um software de manutenção. Por isso a comparação justa não é “R$ 0 contra R$ 450”, e sim “quanto a falta de controle está custando hoje”. Faça a conta na calculadora de custo de parada.
O que muda com um software de manutenção
Com um CMMS como o SGMAN, o plano preventivo gera as ordens sozinho, o técnico recebe e executa no celular, as peças saem do estoque e os indicadores se atualizam sem ninguém mexer em fórmula.
E, diferentemente da planilha, o histórico fica protegido em nuvem com backups diários e controle de acesso por usuário.
